Gotowy system rezerwacji czy system na zamówienie?
| Rozwiązanie | Kiedy wystarcza | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Kalendarz z linkiem do umawiania | Jedna osoba, kilka rodzajów spotkań, bez płatności | Brak grafiku zespołu, sal i sprzętu, brak własnych zasad |
| Gotowy system z abonamentem | Typowe usługi, jeden lub kilka kalendarzy, szybki start | Abonament bez końca, zasady i wygląd dostawcy, dane klientów u dostawcy, integracje tylko te, które przewidział |
| System rezerwacji na zamówienie | Własne zasady, sale i sprzęt, akceptacje, kilka lokalizacji, połączenie z systemami firmy | Większy koszt na starcie, potrzebne utrzymanie po premierze |
Jakie funkcje ma system rezerwacji?
- Kalendarz wolnych terminów
- Klient widzi tylko terminy, które są naprawdę wolne, z uwzględnieniem czasu trwania usługi, przerw i urlopów.
- Pracownicy, sale i sprzęt
- Rezerwacja zajmuje właściwą osobę, salę, stanowisko albo sprzęt, więc dwóch klientów nie dostanie tego samego terminu.
- Potwierdzenia i przypomnienia
- E-mail, SMS albo powiadomienie w aplikacji przed wizytą, z linkiem do odwołania lub zmiany terminu.
- Płatności i zadatki
- Płatność online albo zadatek przy rezerwacji, z Twoimi zasadami zwrotu przy odwołaniu.
- Panel dla firmy
- W przeglądarce ustawiasz usługi, ceny, grafik i zasady, a recepcja dodaje rezerwacje przyjęte przez telefon.
- Konto klienta
- Historia wizyt, ponowna rezerwacja jednym kliknięciem, karnety i pakiety usług.
- Akceptacje i zestawienia
- Rezerwacja czeka na zatwierdzenie, jeśli tak chcesz, a zestawienia do rozliczeń powstają same.
Przykład z naszej pracy
Zbudowaliśmy system rezerwacji noclegów służbowych: aplikację webową, w której rezerwacje pokoi, akceptacje i zestawienia są w jednym panelu zamiast w arkuszach i mailach. Ten sam układ, czyli kalendarz, akceptacja i zestawienie, pasuje do wielu firm usługowych. Zmieniają się zasoby i zasady, a nie sposób działania. Inne realizacje pokazujemy na stronie o nas.
Rezerwacje na stronie czy w aplikacji na telefon?
Większość klientów rezerwuje co jakiś czas i nie chce niczego instalować, dlatego rezerwacje na stronie i panel w przeglądarce, czyli aplikacja webowa, zwykle wystarczają na start. Aplikacja na telefon ma sens, gdy klienci wracają regularnie, na przykład na serie zabiegów, zajęcia albo treningi, i chcą mieć terminy, karnety i przypomnienia pod ręką. Wtedy rezerwacje można połączyć z punktami i nagrodami, które opisujemy na stronie aplikacja lojalnościowa. Obie drogi porównujemy we wpisie aplikacja webowa czy mobilna.
Płatności i zadatki w rezerwacjach
Za usługę wykonywaną na miejscu, na przykład wizytę, zajęcia albo wynajem, klient płaci przez zwykłą bramkę płatności, także w aplikacji na telefon. Zasady Apple i Google wymagają przy takich usługach innej metody płatności niż zakup w aplikacji, więc sklep z aplikacjami nie pobiera tu prowizji. Operatorów płatności porównujemy we wpisie Przelewy24, PayU, Tpay czy Stripe.
Połączenie z kalendarzem i systemami firmy
System może synchronizować terminy z kalendarzem Google albo Outlook, przekazywać dane do programu księgowego lub CRM i pobierać je z programu, którego używasz dziś, jeśli ten ma interfejs API albo eksport danych. Sprawdzamy to przed wyceną, bo integracje mają duży wpływ na koszt. Przypomnienia SMS wysyła bramka SMS, która pobiera opłatę za wiadomości, więc ten koszt warto policzyć przed startem.
Dane klientów i zgody
System zbiera tylko dane potrzebne do rezerwacji, a zgody na wiadomości marketingowe są osobne i dobrowolne. Baza klientów jest Twoja, a nie dostawcy platformy. Kod, domena i serwery są zapisane na Twoją firmę. Przy danych o zdrowiu, na przykład w gabinetach, zakres danych i dostęp ustalasz z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.
Od czego zacząć?
- Spisz usługi, czas ich trwania, ceny i zasady odwołań.
- Wypisz, kto rezerwuje (klient, recepcja, pracownik) i co jest rezerwowane (osoba, sala, sprzęt).
- Zamów bezpłatny klikalny prototyp w 24 godziny razem z wyceną na piśmie.
- Pierwszą wersję uruchamiamy dla jednej usługi albo lokalizacji, potem dokładamy kolejne.
Ile kosztuje system rezerwacji?
Aplikacje zaczynają się u nas od 11 900 zł netto. Koszt zależy od liczby usług i zasobów, ról w firmie, płatności, integracji i tego, czy potrzebna jest aplikacja na telefon, czy wystarczy wersja w przeglądarce. Dlatego zaczynamy od prototypu i wyceny na piśmie, w której jest też harmonogram. Koszty po premierze opisujemy we wpisie ile kosztuje utrzymanie aplikacji.
Dla jakich firm?
Najczęściej dla gabinetów, salonów, szkół i studiów zajęć, wypożyczalni, obiektów noclegowych i firm, które wynajmują sale albo sprzęt. Rezerwacje w gabinetach i klinikach opisujemy też na stronie gabinety i kliniki, a rezerwacje stolików na stronie restauracje i kawiarnie.