Jak działa automatyzacja zapytań ofertowych?
- Zapytanie przychodzi mailem albo przez formularz na stronie.
- AI rozpoznaje rodzaj wiadomości: nowe zapytanie, dopytanie klienta albo spam.
- Z treści i załączników wyciąga dane: firmę, osobę, zakres, ilości, termin i miejsce.
- Dane trafiają do CRM albo arkusza, a brakujące informacje automat oznacza do dopytania.
- Automat przygotowuje szkic odpowiedzi lub oferty na podstawie Twojego cennika i zasad.
- Handlowiec sprawdza szkic, poprawia, jeśli trzeba, i wysyła.
Co zmienia się w pracy zespołu?
- Szybsza pierwsza odpowiedź
- Klient dostaje odpowiedź albo pytania uzupełniające szybciej, także wtedy, gdy zapytań jest dużo.
- Komplet danych w CRM
- Nikt nie przepisuje maili ręcznie, a każde zapytanie ma osobę odpowiedzialną i status.
- Priorytety
- Zapytania z krótkim terminem albo dużym zakresem trafiają na górę listy.
- Przypomnienia
- Gdy oferta długo czeka bez odpowiedzi klienta, automat przypomina handlowcowi.
- Raport
- Ile zapytań przyszło, z jakiego źródła i ile z nich zamieniło się w zamówienia.
AI przygotowuje, człowiek zatwierdza
Na początku automat tylko przygotowuje szkice, a wysyłkę zatwierdza człowiek. Ceny bierze wyłącznie z Twojego cennika i zasad, a gdy czegoś brakuje, oznacza zapytanie do sprawdzenia, zamiast zgadywać. Samodzielne odpowiedzi włączamy tylko dla prostych, powtarzalnych spraw, w których szkice były trafne.
Na czym budujemy automatyzację?
Automatyzacje łączymy w n8n, Make albo Zapier z Twoją skrzynką pocztową, CRM i arkuszami, a do czytania treści używamy modeli AI przez API. Narzędzia porównujemy we wpisie n8n, Make czy Zapier?. Gdy dane nie mogą opuszczać firmy, rozważamy model uruchamiany lokalnie, o czym piszemy we wpisie lokalny model AI czy API.
Przykład z naszej pracy
Zbudowaliśmy automat, który codziennie przegląda nowe ogłoszenia przetargowe i ocenia, które z nich pasują do profilu firmy. Ta sama zasada, czyli czytanie wielu dokumentów, wyciąganie danych i ocena dopasowania, działa przy zapytaniach ofertowych. Inne realizacje pokazujemy na stronie o nas.
Dane klientów i bezpieczeństwo
Ustalamy, jakie dane trafiają do modelu AI i gdzie są przetwarzane. Danych, które nie są potrzebne do odpowiedzi, automat nie przekazuje dalej, a dostęp do skrzynki i CRM ograniczamy do tego, czego naprawdę potrzebuje.
Od czego zacząć?
- Zbierz kilkanaście typowych zapytań z ostatnich tygodni, z ukrytymi danymi osobowymi.
- Spisz, jakie dane są potrzebne do wyceny i gdzie je dziś wpisujesz.
- W 24 godziny dostajesz bezpłatny pokaz automatyzacji na tych przykładach.
- Pierwszy proces działa zwykle po 2-6 tygodni do pierwszego procesu.
Ile kosztuje automatyzacja zapytań ofertowych?
Automatyzacje AI zaczynają się u nas od 2 290 zł netto. Koszt zależy od liczby kanałów, systemów do połączenia i tego, czy automat ma przygotowywać pełną ofertę, czy tylko odpowiedź. Do tego dochodzą opłaty za narzędzia i model AI, zależne od liczby zapytań. Przed startem liczymy, ile czasu zespół odzyska w miesiącu. Szerzej o obsłudze wszystkich wiadomości od klientów piszemy na stronie automatyzacja obsługi klienta.